Home | Mail | Disclaimer

Regels BTW-facturen

Per 1 januari 2004 moeten in alle EU-lidstaten dezelfde gegevens op een BTW-factuur worden vermeld. Deze regels zijn per genoemde datum in de wet verankerd en zijn in een Besluit van de staatssecretaris uit augustus 2004 nader toegelicht c.q. aangescherpt. Hierna volgt een overzicht wat op de factuur moet worden vermeld. Vervolgens wordt ingegaan op een aantal specifieke onderwerpen/aandachtspunten. 

Vermelding op de factuur

· De datum van uitreiking van de factuur. 
· Een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen. Een
  onderneming met bijvoorbeeld een filiaal A en een filiaal B
  mag voor het ene filiaal een reeks gebruiken die begint met
  1000 en voor het andere met 2000. Een opgemaakte
  factuur die uiteindelijk niet wordt verzonden moet zijn
  nummer behouden.
· BTW identificatienummer van de leverancier. Dit nummer
  heeft altijd 14 posities, bijvoorbeeld NL000136789B01. Dit
  moet in alle situaties, dus ook in geval van binnenlandse
  prestaties. 
· BTW identificatienummer van de afnemer. Dit is vereist
  indien:
  - de heffing van BTW is verlegd naar de afnemer
    (onder meer bij onderaanneming en uitlening van 
    personeel in de bouw, de scheepsbouw en confectiesector
    en bij de levering van een onroerende zaak belast met
    BTW);
  - sprake is van een intracommunautaire levering die onder
    het nultarief valt.
· In de volgende situaties moet een aanduiding op factuur
  worden aangebracht waaruit blijkt dat:
  - de BTW geheven wordt van de afnemer
    (verleggingsregeling);
  - sprake is van een intracommunautaire levering die onder
    het nultarief valt;
  - de margeregeling (bij gebruikte goederen) van toepassing
    is;
  - een vrijstelling van toepassing is.
· In geval van intracommunautaire transacties mag niet
  uitsluitend worden vermeld de omschrijving “nultarief” of
  “vrijstelling”. Er moet bijvoorbeeld worden vermeld:
  “Intracommunautaire levering”.
· Naam en adres van de ondernemer en van de afnemer. De
  leverancier mag niet alleen een postbusnummer als adres
  vermelden. In plaats van naam en adres van de afnemer 
  kan op een factuur een klantennummer of een dergelijke
  aanduiding worden vermeld. De ondernemer moet dan wel
  beschikken over een lijst met gehanteerde nummers.
· De hoeveelheid en de soort goederen, dan wel de aard en
  omvang van de dienst.
· Datum waarop de levering is gedaan of de dienst is verricht.
· De datum van (de factuur voor) een vooruitbetaling.
· De vergoeding per toegepast tarief of toegepaste 
  vrijstelling.
· De prijs per eenheid.
· De korting per eenheid (voorzover niet verwerkt in de
  eenheidsprijs).
· Het toegepaste tarief.
· De te betalen belasting, gespecificeerd per toegepast tarief. 
· Een factuur mag in elke valuta worden opgemaakt, mits het
  bedrag van de te betalen belasting in euro’s wordt vermeld.
· Indien gebruik wordt gemaakt van een fiscaal
  vertegenwoordiger: diens naam, adres en BTW
  identificatienummer.

Dienstverlening
Bepaalde diensten die door Nederlandse ondernemers worden verricht aan een ondernemer die gevestigd is in een ander EU-land, zijn niet aan Nederlandse BTW onderworpen. Het betreft bijvoorbeeld diensten verricht door raadgevende personen, diensten op het gebied van reclame, de verhuur van roerende zaken en elektronische diensten. In deze situatie hoeft geen BTW op de factuur te worden vermeld (ook niet BTW 0%). 

Verder hoeft het BTW-identificatienummer van de afnemer van de dienst in dit geval niet op de factuur te worden vermeld. Overigens zou een afnemer dit toch kunnen eisen, indien het betreffende land een vermelding wel vereist. Genoemde regeling geldt niet als de afnemer van de dienst een in een ander EU-land wonende particulier is. Dan moet wel Nederlandse BTW in rekening worden gebracht. 

Fiscale eenheid
Indien verschillende ondernemingen deel uitmaken van een fiscale eenheid voor de BTW, krijgen deze onderdelen voortaan een eigen BTW-identificatienummer. In gevallen van bestaande fiscale eenheden waarin de verschillende onderdelen een subnummer hebben, zullen deze subnummers geleidelijk worden vervangen door nieuwe nummers.
Bij toe- of uittreding in/uit een fiscale eenheid blijft het BTW-nummer voortaan ongewijzigd. Bij een fiscale eenheid is het volgens de staatssecretaris gebruikelijk (maar niet verplicht) dat op de factuur de naam van het onderdeel dat de prestatie verricht op de factuur wordt vermeld. 

Het is gebruikelijk dat op de factuur de naam van het onderdeel van de fiscale eenheid dat de prestatie verricht op de factuur wordt vermeld. Werkmaatschappijen van een fiscale eenheid kunnen onder hun eigen naam en eigen BTW-nummer intracommunautaire transacties verrichten. 

Aanvullende/credit factuur
Als een factuur wordt aangevuld met een document (een aanvullende factuur of een creditfactuur), dat de bedoeling heeft de op de oorspronkelijke factuur vermelde gegevens aan te passen, bijvoorbeeld omdat de oorspronkelijke factuur onjuiste gegevens bevatte, dan geldt dit document ook als een factuur. Als de oorspronkelijke factuur niet wordt teruggenomen, vormt de aanvullende factuur samen met de oorspronkelijke factuur de wettelijk voorgeschreven factuur. Dit geldt dus ook in de situatie dat een factuur wordt gecorrigeerd door middel van een creditfactuur. In de aanvullende- of creditfactuur moet een verwijzing naar de andere factuur zijn opgenomen. 

Als de aanpassing van de factuur tevens tot terugname van de oorspronkelijke factuur leidt, dan treedt de aanvullende factuur daarvoor in de plaats. 

Periodieke factuur
Voor verschillende afzonderlijke leveringen en diensten kan een periodieke factuur worden opgemaakt. De leveringen of diensten moeten dan gelijksoortig zijn en de periode waarop de factuur betrekking heeft mag niet langer zijn dan één maand. Een uitzondering geldt voor zogenaamde doorlopende prestaties. Deze worden op basis van een doorlopende overeenkomst verricht en er is geen welomschreven eindresultaat overeengekomen. De periode mag dan maximaal één jaar zijn, als minimaal ieder kwartaal een (geschatte) vooruitbetaling is overeengekomen. 

Vooruitbetaling
Voor een vooruitbetaling moet een factuur worden opgemaakt.

Elektronische factuur
Elektronisch verzonden facturen zijn onder voorwaarden geldig. De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud moeten zijn gewaarborgd door een goedgekeurde vorm van een elektronische handtekening of een goedgekeurd EDI protocol, of een andere methode die door de inspecteur moet zijn aanvaard. Ook moeten er maatregelen zijn getroffen die de controleerbaarheid achteraf en de duurzaam en integere opslag van de elektronische gegevens waarborgen. Daarnaast moet ook de afnemer instemmen met elektronische facturering. 

Als u vooraf zekerheid wenst te verkrijgen omtrent de toe te passen methode, kan daartoe een verzoek worden ingediend bij de belastingdienst.

Selfbilling/ outsourcing
Een factuur mag in naam en voor rekening van leverancier door de afnemer zelf (selfbilling) of door een derde (outsourcing) worden opgemaakt. Dat mag op voorwaarde dat partijen dat vooraf zijn overeengekomen, en dat elke individuele factuur wederzijds wordt aanvaard.

Verkeerde factuur
· In gevallen waarin een ondernemer ten onrechte dan wel teveel BTW aan zijn afnemer factureert, is degene die factureert de BTW verschuldigd. Dit kan bijvoorbeeld situaties betreffen waarin het verkeerde tarief is gefactureerd, of waarin de levering of dienst is vrijgesteld of waarin de heffing van BTW is verlegd naar de afnemer. Deze regel geldt ook als de ontvanger van de factuur geen recht op aftrek van voorbelasting heeft. De ten onrechte dan wel teveel gefactureerde BTW kan slechts dan worden teruggekregen indien een herziening van de onjuiste facturering plaatsvindt. Deze herziening is echter aan zeer strikte termijnen en voorwaarden gebonden. 
· Wanneer de ten onrechte of teveel in rekening gebrachte BTW niet is voldaan, kan de belastingdienst ofwel bij de leverancier ofwel de ontvanger van de factuur naheffen. In de praktijk zal de belastingdienst zich in eerste instantie wenden tot de leverancier. Indien dit geen succes oplevert, zal de belastingdienst zich daarna ook tot de afnemer richten. Indien de afnemer niet kan worden verweten dat hij bij de beoordeling van de factuur niet de nodige zorgvuldigheid heeft betracht, wordt de aftrek bij de afnemer in stand gelaten. In dit kader mag een afnemer niet altijd zomaar afgaan op verklaringen van de leverancier.

Vereenvoudigde facturen
· Voor bepaalde facturen die niet voldoen aan alle regels wordt dispensatie verleend. Het betreft benzinebonnen, openbaar- en taxivervoer en horecabonnen. 
· De factuur die bij inruiltransacties wordt uitgereikt en die de hele transactie dekt, kan dienen voor beide transacties (als alle vermeldingen worden gemaakt).
· Bij de levering van goederen door een groothandelaar mag, in plaats van de vermelding van de aard van de geleverde goederen, een door de fiscus goedgekeurde codevermelding worden gebruikt.

Wanneer is een ondernemer verplicht een factuur uit te reiken?

In beginsel moeten alle ondernemers een factuur uitreiken als zij goederen of diensten (prestaties) leveren aan andere ondernemers. Er bestaat geen factuurplicht indien de ondernemer:

· Onder de toepassing van de kleine ondernemersregeling
  (KOR) valt;
· Onder de landbouwregeling valt;
· Uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht;
· Voor een deel vrijgestelde prestatie verricht, voor dat deel
  bestaat geen factuurplicht.

< Terug

Print dit artikel

actueel | over de beer | onze diensten

vacatures | publicaties | contact